「君の説明は何を言っているのかわからないなぁ」
こんな屈辱的なことを言われたことはありませんか？
相手から意見をもらおうと必死に説明をしたのに
帰ってくる言葉は…
この記事では、いくら説明しても
「何を言っているのかわからない」
こんな風に返答される方が、どうすればよいのか解決策を提示していきます
Contents
説明をする理由
そもそも説明とは何なのか？
なぜ説明をするのか？
それは
相手に行動してもらうため
・説明を聞いて意見をもらいたい
・説明を聞いて商品を買ってもらいたい
説明を聞いた人にしてほしいことがある
だから説明をする
それなら意識しないといけないことがありますよね↓
×→説明は、自分が言いたいことを伝える
○→説明は、伝えたことを相手が理解できる
説明は相手が主体だということを意識しましょう
「何を言っているのかわからない」と言われる理由
いくら説明しても
「何を言っているのかわからない」
こんな風に言われる人は何が悪いんでしょうか？
思いついた順番で説明する
例えば次のような説明の仕方をしていませんか？
「客先AからXの製品について教えてくれと問い合わせがあったんですが、あいにく手元に資料がなかったので、折り返しでいいですかと聞いたところ、それで問題ないと言われました。なので明日の午前中に客先Aへ向かいます」
説明を受けた人からしたら
「だから何を言いたいの！？」
思わず言いたくなる説明ですよね
時系列通り、あったことを思いついた順番で話している
そうすると↑のようなダラダラと話の先が見えない説明になってしまいます
相手の理解度を意識していない
説明するときに↓を確認することを忘れていませんか
・相手は説明する内容の事前知識をもっているのか
・専門用語を使っても通じる相手なのか
上司相手に説明をすると頻発しやすいこの間違い
「上司だからこれぐらいは知っているでしょ」
そういう思い込みで事前知識を共有することなくいきなり説明に入る人！
専門用語を使った方が早いし、なんだかカッコイイと思っている人
間違いなく説明を聞いている人はイライラがつのっていきます
「いったい君は何の話をしているんだ？」
そういわれること間違いありません
自分の言いたいことが分かっていない
とにかく説明して上司の判断を仰ぎたい
そんな焦りの状態だと
自分が何を伝えたいのか
相手にどうしてほしいのか
こういったことを考える前に説明をしてしまう人がいます
そうすると説明をされている人も
「何を言っているのかわからない」
そんな返答をすることになるでしょう
「何を言っているのかわからない」と言われない方法１
「何を言っているのかわからない」
こんな風に言われないためにやるべきことの１つ目は↓
自分の思考を整理する
そのための手順を紹介していきます
1.相手の知りたいことを明確にする
説明をする相手は何を期待して自分の話を聞いてくれるのか？
そして最も知りたい情報は何か？
これを明確にすることでどう伝えればよいのかの道筋が見えてきます
2.自分が伝えたいことを明確にする
説明をした後、相手にどう動いてほしいのか
これをイメージしてみましょう
そうすると自分が伝えないといけないこと
伝えたいことが明確になっていきます
3.情報のギャップがないか確認する
相手が知りたい情報と自分が説明したい情報にギャップがないか確認しましょう
ギャップがあるまま説明しても
「そんなことは興味ない」「いまはなさないといけない内容かい？」
こんな風にぶった切られてしまうでしょう
4.ギャップを埋めるために何が必要か考える
ギャップを埋める方法としては２つあります
１つ目は
相手の知りたい情報を説明→自分が説明したい内容へとスライド
相手の要望も満たしつつも自分が要求したいことを説明できます
2つ目は
説明する範囲を明確にする
そうすることで、相手が期待する説明範囲を絞ることができます
「何を言っているのかわからない」と言われない方法２
「何を言っているのかわからない」と言われないため
やるべきことの２つ目は
説明する順序
にあります
1.相手と土台を合わせる
土台とは何か？
それは↓の３つになります
- 話す範囲
- 相手の理解状況
- 前提情報
話す範囲
短い時間の中で集中して議論するために
「あなたが知りたい内容のうち、今からこの部分だけお話しします」
↑のように、これから話す範囲をあらかじめ相手に伝えます
相手の理解状況
これから説明する内容の専門家でない限りは
小中学生にわかるような言葉を選んで説明します
前提情報
過去の経緯など、今回説明する内容の事前情報を最初に伝えます
そうすることで、余計な疑問を与えることなく話に集中できます
2.結論
「私はこう考えている」
ということを短く要約して伝えましょう
その方が分かりやすく伝わるからです
要約した結論の説明をこの後することになります
3.根拠・理由
根拠・理由を説明するときには
必ず客観的な事実で述べる
これを意識してください
そうしないと先ほどの結論に説得力がなくなります
4.結論+相手にしてほしいアクション
最後に結論をもう1度伝えて話をまとめ
さらに相手にしてほしいアクションを伝えます
最初に話した結論を忘れている可能性もあります
そのため再度の結論は必要になります
↓は私が説明をするときのやり方を参考にした本です
もっと詳しく説明の方法やトレーニング方法まで記載しているので
きになったら買ってみてください
まとめ
この記事では↓のことをお話ししました
・説明が理解されないのには３つの理由がある
・理解されるためには自分の意見を整理する
・理解されるためには説明の順序を守る
せっかく説明したのに全く理解してもらえない
なんなら説明が悪いと怒られる
そんな日々を生きていると説明するのが嫌になってきます
早いうちに今の説明の仕方を修正して
相手から「なるほど～よくわかったよ！」
と言われるような説明を身につけましょう
